Помощник руководителя

Театр Шалом ищет помощника руководителя.

«Шалом» — единственный в России профессиональный еврейский театр. Несколько лет назад театр стал членом исторического наследия ЮНЕСКО. Миссия – сохранение и развитие еврейской национальной культуры и традиций, а также создание толерантного диалога между народами. Шалом — театр для всех национальностей.

Должностные обязанности:

Основные цели работы: экономия времени и средств руководителя, а также быстрое, очень быстрое и оперативное решение поставленных перед вами задач. От вас требуется невероятная сообразительность, энергия, настойчивость. Решение любой задачи должно происходить при минимальных затратах времени руководителя, минимальных затратах своего времени, и с мин. затратами средств, при соблюдении оговоренных параметров качества.
20 % времени — это решение разных личных вопросов руководителя, например: выбор и покупка подарков; подготовка тур.поездок, решение мелких бытовых вопросов (например, найти мастера, чтобы установить фильтр для кондиционера; вызвать сантехника; оплатить ЖКХ);
80 % рабочего времени уходят на решение вопросов театра. Например: подбор и поиск информации; работа с партнерами и клиентами, составление и подготовка документов; согласование встреч. Работа в электронном корпоративном интернет портале – Битрикс24. Контроль исполнения распоряжений и поручений руководителя. Помощник руководителя следит за своевременным рассмотрением документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность их оформления, обеспечивает их редактирование и передает на подпись руководителю. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает телефонограммы, а также информацию по электронной почте. Осуществляет контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений. Печатает по указанию руководителя приказы, распоряжения, письма, служебные документы, необходимые для его работы, вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников театра. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Если вы энергичны, инициативны, готовы развиваться и учиться новому, если вы считаете, что жизнь состоит из возможностей, а сложности и трудности – дорога к собственному росту, тогда вам к нам.

Желающие работать в теплом, уютном, сонном царстве точно не подойдут.

Требования:

Требуется умение самостоятельно решать задачи и проблемы. Эта работа не подразумевает слепое выполнение поручений руководителя. Вам будет предоставлен список задач, который будет постоянно пополняться. Своему руководителю вы сможете задавать уточняющие вопросы относительно содержания задачи, и параметров ее исполнения, но не ждите, что руководитель будет продумывать за вас, как решать задачу. Не выполнять только поручения, а способность самостоятельно проанализировать проблему, задачу, имеющуюся информацию, собрать не хватающую информацию, проверить ее, выработать алгоритм, различные варианты решений, сравнить их, выбрать оптимальный, решить задачу и сдать уже готовый результат.
Огромный уровень настойчивости и энергии, способность работать в высоком темпе по 8 часов рабочего времени. Практика показала, что спокойные и медлительные люди точно не могут справиться с такой работой.
Способность быстро обучаться и налету схватывать большие объемы новой информации, приобретать новые навыки. Нам нужен ответственный, настойчивый и напористый сотрудник, умеющий в короткие сроки доводить начатое до конца.
Не повторять допущенных ошибок. Если Вы ошибетесь первый раз – не страшно, научим, объясним, в чем ошибка, и что надо делать, чтобы ее не повторять. Если ошибетесь второй раз – объясним еще раз, но, если вы допустите одну и ту же ошибку в третий раз, — значит, у нас точно не получится работать вместе.
Невероятная аккуратность в работе: ничего не терять, не забывать и не упускать! Любая информация, которая в процессе работы будет попадать к вам, должна быть систематизирована и сохранена в соответствующих файлах. (Не полагайтесь на свою память, записывайте все в Битрикс24. Если вы что-то будете забывать, терять, или упускать из виду информацию, которая вам покажется несущественной, — у вас не получится справиться с этой работой).
Любую, даже самую простую задачу необходимо уметь решать с минимальными затратами своего времени и времени руководителя, а также за минимальную стоимость при выполнении требований по качеству. Несмотря на то, что на старте могут быть простые задачи с небольшой стоимостью вопросов, тем не менее, каждая задача должна решаться самым эффективным способом, каждая задача! Только так образуется привычка и общая культура эффективной работы в целом и без исключений. И только в этом случае, можно поручать более сложные и дорогостоящие задачи и это единственный путь к карьерному росту. (Если вы считаете, что только сложные задачи заслуживают вашего внимания и усердия, а простые можно сделать по-быстрому и как-нибудь – вам не подходит эта работа).
Вам необходимо будет выполнять вашу работу строго в соответствии с регламентом по оформлению. Если задача систематическая, то вам необходимо будет описать стандарт ее выполнения для себя и коллег в этот регламент.
На старте по задачам «средней» сложности от вас необходимы будут: детальный анализ всех составляющих каждой задачи и поручения, выработка Вами самостоятельно 2-3 вариантов решения вопроса, предложение наиболее оптимального варианта. (Если вы не проявляете инициативу и привыкли только выполнять поручения, – вы не справитесь с этой работой).
Способность нести ответственность за свои решения и проделанную Вами работу. (Если вы не доделаете работу до конца, не проконтролируете задачу, или не проверите достоверность информации, которую сообщите другим сотрудникам или руководителю, и из-за этого будут получены отрицательные результаты – это не устроит никого).
Необходима способность доводить начатое до конца при большом количестве параллельных вопросов.
Стрессоустойчивость. (Многие кандидаты думают, что они быстро и эффективно умеют работать, но в начале работы, на старте, чаще всего сразу становится понятно, что это не так и надо быстро переучиваться работать правильно и эффективно. На старте это может выглядеть так, как будто «ничего не получается». Чтобы пройти этот этап, необходима стрессоустойчивость, настойчивость, желание добиться и пробиться и способность логически мыслить даже в самых сложных ситуациях).
Обязательно: отличное знание Word, Excel, почтовый программ и т.д и т.п. печать на клавиатуре слепым методом (если вы не используете смартфон и другие гаджеты, для решения повседневных и деловых задач, используете календари, напоминания и т.д., то вы не справитесь с этой работой).
Желательно иметь опыт работы в CRM системах, к примеру: Битрикс24, Мегаплан, и т.д.

Как правило, помощь руководителю по совершенно разнообразным задачам и поручениям – сложная и интересная область работы, с которой могут справиться немногие.

Приветствуем заинтересованность профессиональной литературой по тайм-менеджменту, менеджменту в культурной сфере, а также широкий кругозор и постоянное самообразование.

Если вы дочитали до этого места, то пришлите, пожалуйста, сопроводительное письмо с заголовком — «Помощник руководителя — Шалому 30 лет».

Условия:

В будние дни с 10.00 до 19.00. Три месяца испытательный срок. Иногда возможна работа с 14:30 до 22:30, в том числе в выходные, но с компенсаций временем. (Показ спектаклей и других мероприятий обязывает)
Местоположение офиса: метро Рижская, улица Трифоновская, В следующем году после окончания капитального ремонта театра место работы сменится на м. Варшавская.
Должностной оклад — по результатам собеседования.
Молодой и динамичный коллектив
Возможность участвовать в создании современного облика театра и его продвижении
Конкурентная заработная плата. Система премий и мотиваций
Бизнес-завтраки раз в неделю за счет организации
Возможность заказывать еду в офис
Возможность бесплатно посещать спектакли театра с друзьями и семьей.

Откликнуться на вакансию: hh.ru/vacancy/27796741